Federazione Sindacati Indipendenti

Telecamere, privacy tutelata

Telecamere, privacy tutelata
Stretta sulla videosorveglianza in azienda. Trattamento dei dati biometrici con il sì del garante

 
Videosorveglianza non ammessa in luoghi aziendali riservati ai lavoratori o non utilizzati per l’attività lavorativa. Niente telecamere, quindi, in bagni, spogliatoi, docce, armadietti e luoghi ricreativi. Questa la prescrizione specifica del provvedimento generale sulla videosorveglianza emanato dal garante per la protezione dei dati personali, datato 29 aprile 2004. Il documento in assenza di disposizioni legislative e nelle more del codice deontologico apposito, fornisce le prescrizioni generali aggiornando il precedente decalogo risalente al novembre 2000.

 Videosorveglianza non ammessa in luoghi aziendali riservati ai lavoratori o non utilizzati per l’attività lavorativa. Niente telecamere, quindi, in bagni, spogliatoi, docce, armadietti e luoghi ricreativi. Questa la prescrizione specifica del provvedimento generale sulla videosorveglianza emanato dal garante per la protezione dei dati personali, datato 29 aprile 2004.

Il documento in assenza di disposizioni legislative e nelle more del codice deontologico apposito, fornisce le prescrizioni generali aggiornando il precedente decalogo risalente al novembre 2000. Il provvedimento reitera il divieto di utilizzo della videosorveglianza per effettuare i controlli a distanza e rammenta il necessario rispetto delle procedure di trattativa sindacale prescritte dallo Statuto dei lavoratori in caso di riprese per motivi di sicurezza.

Il provvedimento è e vuole essere un provvedimento generale e quindi affronta i tema della videosorveglianza esplicitandone tutti i presupposti di legittimità. La videosorveglianza è lecita solo quando è necessario, quando è proporzionale al pericolo che si teme e quando la finalità perseguita è tra quelle attribuite alla competenza dell’installatore. La videosorveglianza va sottoposta al vaglio preventivo del garante della privacy se si incrociano le immagini con dati biometrici, con dispositivi di identificazione della voce o codici identificativi di carte elettroniche.

Le immagini vanno conservate al massimo per una settimana. Ma i punti del provvedimento non sono solo questi. Vediamo di illustrarne i punti fondamentali con una attenzione specifica per il settore del lavoro.

Principio di proporzionalità
Prima di tutto il datore di lavoro deve fare una verifica della proporzionalità.

Se si dovessero indicare i principi generali in materia di videosorveglianza, tra questi spiccherebbe proprio il principio di proporzionalità. La videosorveglianza deve essere considerata come una scelta dettata dalla constatata insufficienza di altri sistemi di deterrenza. Il garante sulla base di questo principio boccia la sorveglianza per scopi promozionali e turistici attraverso webcam o cameras on-line quando i soggetti ripresi siano identificabili.

Così come vengono bocciate le installazioni dimostrative o le telecamere finte o le telecamere installate addirittura per questioni di immagini o di prestigio. Al di fuori di queste ipotesi il datore di lavoro deve avere buoni motivi per attivare la videosorveglianza. Va evitata, dice il garante, la rilevazione di dati in aree o attività che non sono soggette a concreti pericoli, o per le quali non ricorre un’effettiva esigenza di deterrenza.

Attenzione, poi, gli impianti di videosorveglianza possono essere attivati solo quando altre misure siano ponderatamente valutate insufficienti o inattuabili. E se la loro installazione è finalizzata alla protezione di beni, anche in relazione ad atti di vandalismo, “devono risultare parimenti inefficaci altri idonei accorgimenti quali controlli da parte di addetti, sistemi di allarme, misure di protezione degli ingressi, abilitazioni agli ingressi”. In altre parole il datore di lavoro deve montare la videosorveglianza come estrema ratio e non come soluzione primaria sproporzionata. La proporzionalità va valutata in ogni fase o modalità del trattamento.

Il datore di lavoro deve stabilire:

• se sia sufficiente, ai fini della sicurezza, rilevare immagini che non rendono identificabili i singoli cittadini, anche tramite ingrandimenti;
 
• se sia realmente essenziale ai fini prefissi raccogliere immagini dettagliate;
 
• la dislocazione, l’angolo visuale, l’uso di zoom automatici e le tipologie, fisse o mobili, delle apparecchiature;
 
• quali dati rilevare, se registrarli o meno, se avvalersi di una rete di comunicazione o creare una banca di dati, indicizzarla, utilizzare funzioni di fermo-immagine o tecnologie digitali, abbinare altre informazioni o interconnettere il sistema con altri gestiti dallo stesso titolare o da terzi;
 
• la durata dell’eventuale conservazione (che, comunque, deve essere sempre temporanea).
 

Altre prescrizioni discendenti dal principio di proporzionalità sono le seguenti. Va delimitata rigorosamente:

• anche presso luoghi pubblici o aperti al pubblico, quando sia di legittimo ed effettivo interesse per particolari finalità, la ripresa di luoghi privati o di accessi a edifici;
 
• l’utilizzazione di specifiche soluzioni quali il collegamento ad appositi «centri» cui inviare segnali di allarme sonoro o visivo, oppure l’adozione di interventi automatici per effetto di meccanismi o sistemi automatizzati d’allarme (chiusura accessi, afflusso di personale di vigilanza ecc.), tenendo anche conto che in caso di trattamenti volti a definire profili o personalità degli interessati il codice prevede ulteriori garanzie (art. 14, comma 1, del codice);
 
• l’eventuale duplicazione delle immagini registrate;
 
• la creazione di una banca di dati quando, per le finalità perseguite, è sufficiente installare un sistema a circuito chiuso di sola visione delle immagini, senza registrazione (per es., per il monitoraggio del traffico o per il controllo del flusso ad uno sportello pubblico).
 

Verifica preliminare
Rispettati i criteri generali (che comprendono anche il principio di liceità, di necessità e finalità) il datore di lavoro deve verificare se deve preventivamente o meno ricorrere all’interpello preventivo del garante. Il codice della privacy prevede, all’art 17, che per trattamenti che presentano rischi specifici si rivolga al garante un interpello preventivo e che il garante possa impartire particolari prescrizioni.

Il provvedimento del garante attua questo articolo e prescrive la necessità di interpello preventivo per particolari trattamenti di videosorveglianza. Chi rientra, nei casi previsti dal garante deve sottoporre i sistemi di videosorveglianza anteriormente alla loro installazione. Rientrano in questa ipotesi i sistemi di videosorveglianza che prevedono una raccolta di immagini collegata e/o incrociata e/o confrontata con altri particolari dati personali, come i dati biometrici, oppure con codici identificativi di carte elettroniche o con dispositivi di identificazione della voce.

L’interpello preventivo è necessario anche nel caso di digitalizzazione o indicizzazione delle immagini, nel caso di videosorveglianza dinamico preventiva. Nelle ipotesi di dati sensibili o giudiziali (ripresa persone malate o detenute) occorre anche l’autorizzazione del garante ai sensi dell’art. 26 del codice. L’interpello preventivo è un elemento del tutto nuovo rispetto al precedente decalogo. Chi fa videosorveglianza nei casi sopra descritti deve rammentare questo particolare adempimento.

Informativa

Adempimento nei confronti dei soggetti ripresi è l’informativa. L’obbligo di informativa era invece già prescritto nel vecchio decalogo. Nel provvedimento in esame viene confermata la possibilità di informativa sintetica. Anzi se ne fornisce un facsimile riproducibile dai soggetti tenuti, modificabile a seconda dei casi. Sul punto si deve sottolineare che vanno installate più cartelle in presenza di più telecamere, in relazione alla vastità dell’area e alle modalità delle riprese. Il facsimile è utilizzabile per le aree esterne. L’informativa nei luoghi chiusi deve comprendere gli altri elementi dell’informativa prescritti dall’art. 13.

Notificazione

Il datore di lavoro deve anche controllare se sia tenuto o meno a effettuare la notificazione ai sensi dell’articolo 37 del Codice della privacy. A tale proposito si rammenti che non vanno notificati i trattamenti relativi a comportamenti illeciti o fraudolenti, quando riguardano immagini o suoni conservati temporaneamente per esclusive finalità di sicurezza o di tutela delle persone o del patrimonio.

Nomina di responsabilie incaricati

Adempimento organizzativo è quello della nomina di responsabili e incaricati del trattamento. Per il garante deve trattarsi di un numero molto ristretto di soggetti, in particolare quando ci si avvale di una collaborazione esterna.

 

Periodo di conservazione
In caso di registrazione, il periodo di conservazione delle immagini deve essere limitato: a poche ore o al massimo 24 ore, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a indagini o a festività o chiusura di uffici o esercizi. Solo in alcuni specifici casi, per peculiari esigenze tecniche (mezzi di trasporto) o per la particolare rischiosità dell’attività svolta dal titolare del trattamento (per esempio, per alcuni luoghi come le banche può risultare giustificata l’esigenza di identificare gli autori di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina), è ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati, che non può comunque superare la settimana.

Un eventuale allungamento dei tempi di conservazione deve essere valutato come eccezionale e comunque in relazione alla necessità derivante da un evento già accaduto o realmente incombente, oppure alla necessità di custodire o consegnare una copia specificamente richiesta dall’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria in relazione ad un’attività investigativa in corso. Il sistema impiegato, aggiunge il garante, deve essere programmato in modo da operare al momento prefissato, ove tecnicamente possibile, la cancellazione automatica da ogni supporto, anche mediante sovraregistrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati.

Tutto documentato

Il datore di lavoro deve produrre un documento da conservare presso di sé e presso il responsabile del trattamento e ciò anche ai fini dell’eventuale esibizione in occasione di visite ispettive, oppure dell’esercizio dei diritti dell’interessato o di contenzioso.

Luoghi di lavoro

Fermo il divieto di controllo a distanza dei lavoratori, il provvedimento del garante ritiene inammissibili le telecamere in luoghi non destinati all’attività lavorativa (bagni, spogliatoi, docce, armadietti, luoghi ricreativi). Il divieto di controllo a distanza dell’attività lavorativa vale anche in caso di erogazione di servizi per via telematica mediante il cosiddetto «web contact center». Vanno poi osservate le garanzie previste in materia di lavoro quando la videosorveglianza è impiegata per esigenze organizzative e dei processi produttivi, ovvero è richiesta per la sicurezza del lavoro (trattativa sindacale ai sensi dell’art. 4 della legge n. 300/1970; art. 2 dlgs n. 165/2001).

Le garanzie vanno osservate sia all’interno degli edifici, sia in altri luoghi di prestazione di lavoro. Per esempio, le telecamere installate su autobus non devono riprendere in modo stabile la postazione di guida, e le cui immagini, raccolte per finalità di sicurezza e di eventuale accertamento di illeciti, non possono essere utilizzate per controlli, anche indiretti, sull’attività lavorativa degli addetti. È, come si è detto, inammissibile l’installazione di sistemi di videosorveglianza in luoghi riservati esclusivamente ai lavoratori o non destinati all’attività lavorativa (per es., bagni, spogliatoi, docce, armadietti e luoghi ricreativi).

Eventuali riprese televisive sui luoghi di lavoro per documentare attività od operazioni solo per scopi divulgativi o di comunicazione istituzionale o aziendale, e che vedano coinvolto il personale dipendente, possono essere assimilati ai trattamenti temporanei finalizzati alla pubblicazione occasionale di articoli, saggi ed altre manifestazioni del pensiero.

In tal caso, alle stesse si applicano le disposizioni sull’attività giornalistica contenute nel codice, fermi restando, comunque, i limiti al diritto di cronaca posti a tutela della riservatezza, nonché l’osservanza del codice deontologico per l’attività giornalistica ed il diritto del lavoratore a tutelare la propria immagine opponendosi anche, per motivi legittimi, alla sua diffusione.

Niente consenso

I soggetti privati possono installare telecamere senza il consenso degli interessati (peraltro non facilmente acquisibile), sulla base delle prescrizioni indicate dal garante, quando chi intende rilevare le immagini deve perseguire un interesse legittimo a fini di tutela di persone e beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo, prevenzione incendi, sicurezza del lavoro ecc.

Autore: Antonio Ciccia
Lavoro Oggi, ItaliaOggi giugno 2004