Federazione Sindacati Indipendenti

Spese di vitto e alloggio per le trasferte dei dipendenti

Spese di vitto e alloggio per le trasferte dei dipendenti
Costi e spese
Le spese di vitto e alloggio sostenute direttamente dalla società e non rimborsate in nota spese al dipendente concorrono alla determinazione del limite giornaliero di deduzione fiscalmente consentito per tali spese? L’esperto risponde…

Una società necessita di fare effettuare delle trasferte ai propri dipendenti o amministratori. Per motivi di praticità, paga o in anticipo o con carta di credito aziendale gli alberghi dove essi pernottano. Le spese sostenute direttamente dalla società e non rimborsate in note spese al dipendente/amministratore devono essere considerate per determinare il limite giornaliero di deduzione fiscalmente consentito di euro 180,76 per le spese di vitto e alloggio sostenute in Italia?

Ai sensi dell’art. 95 (art. 62 del vecchio Tuir) del D.P.R. n. 917/1986, le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per una quota giornaliera non superiore ad euro 180,76. Tale limite è elevato ad euro 258,23 qualora la trasferta sia effettuata all’estero.
A tale proposito è necessario evidenziare che il limite di cui sopra deve ritenersi operante esclusivamente con riferimento all’ipotesi di adozione del sistema di rimborso a “piè di lista” (o analitico), per cui non rileva nel caso di rimborso forfetario o misto, come precisato più volte dall’Amministrazione finanziaria nelle istruzioni relative alla compilazione dei modelli di dichiarazione dei redditi, nonché ribadito nella circolare n. 188/E del 16 luglio 1998.

Spese prepagate o pagate con carte di credito aziendali
Nel caso specifico, in mancanza di chiarimenti ministeriali in proposito, si ritiene che le spese di vitto e alloggio, prepagate dalla società ovvero sostenute tramite l’utilizzo della carta di credito intestata alla stessa, rientrino nel predetto limite di euro 180,76 (euro 258,23 nel caso di trasferta effettuata all’estero).
A comprova di quanto sopra si evidenzia che qualora si sia optato per il sistema di rimborso analitico (o a piè di lista), vi è l’obbligo di presentazione, al termine della trasferta, della “nota spese” a cui vanno allegati i documenti giustificativi di pagamento, prescindendo dal fatto che l’effettivo pagamento sia stato effettuato dal dipendente con fondi personali, con l’utilizzo di carta di credito aziendale o con un pagamento anticipato effettuato dalla società.
Tali spese devono essere documentate mediante fattura, ricevuta fiscale o dal cd. “scontrino parlante” previsto dal D.P.R. n. 696/1996, intestati alla società ovvero al collaboratore; la mancanza dell’intestazione, tuttavia, non preclude l’attestazione di tali spese qualora esse siano riferibili al luogo e al tempo in cui si è svolta la trasferta, fermo restando l’obbligo di presentazione della nota spese di cui sopra.

Alloggio fornito gratuitamente
Si vuole infine rammentare che con. D.M. 14 febbraio 1997 (istruzioni alla compilazione della dichiarazione dei redditi per il periodo d’imposta 1996), il Ministero delle Finanze ha inoltre fornito chiarimenti in relazione all’ipotesi in cui l’alloggio venga fornito gratuitamente da parte del datore di lavoro; in tal caso, ai fini del computo del limite in oggetto, occorre tenere conto di tutti i costi specifici afferenti l’alloggio stesso con riferimento, però, ai soli giorni di effettiva durata della trasferta.
E’ questo, ad esempio, il caso di un immobile, di proprietà dell’azienda o concesso in locazione alla stessa, destinato ad uso foresteria per accogliere i propri dipendenti (o dirigenti) in trasferta; in tale ipotesi le spese di funzionamento, nonché gli eventuali canoni di locazione corrisposti, saranno, per la parte direttamente imputabile alla trasferta, interamente deducibili (fino al raggiungimento del limite predetto) da parte dell’impresa trattandosi di spese sostenute in sostituzione del servizio di albergo, mentre saranno indeducibili per la quota inerente i giorni di mancato utilizzo della struttura.

risposta a cura di Valerio Artina

Fonte: Pratica Fiscale e Professionale – I casi – Ipsoa Editore